【正文】

民族地区中职学校档案管理措施探微

 

甘南州藏族综合专业学校 郭珍月

 

  档案管理工作是衡量一个单位管理水平的重要标准，学校档案管理工作也不例外，它是评估学校各项工作的重要依据。目前，民族地区中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势加快民族地区中职学校档案工作规范发展科学发展，是本人在这里需要讨论的主要话题，依据《档案法》，结合自身的实际工作体会，就如何做好民族地区中职学校的档案管理工作做初步探索。
　　一、我校档案管理工作现状　　
　　1.学校各级领导不够重视
　　就我校的各类档案管理情况来看，从校级、中层到班主
　　任对档案管理的认识不足，对加强档案管理的重要性认识不够，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格，只要有档案就行。
　　2.档案管理人员缺乏，素质较低，专门培训机会少，?专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题也是我校实际存在的不可回避的问题。我校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备兼职的。再者档案管理人员不是档案专业出身的尚未经过培训就上岗，处于便学习便工作的状态，几乎不具备最基本的档案管理业务知识。
　　3.档案信息平台单一
　　我校档案室的管理方式陈旧落后，更多的是靠手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，磨损严重，容易丢失且检索速度慢，查找准确率、查全率低。
　　4.收集资料不够完整
　　外出参加会议的人员缺少保存、主动上交有价值文件、材料的意识，很少有人自愿把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不知道或不了解，致使会议文件未能及时归档。某些班主任或教师对学生学籍档案、教学档案的归档持抵触态度，认为学生管理材料琐碎没有价值上交学校存档保管，认为校本教材、自编教案讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，并且再利用时借用手续繁琐，不愿意共享。特别是学校硬件建设方面的档案资料几乎为零。
　　5.硬件设施简陋
　　我校房间紧张，将部分库房挪作为档案室，不满足通风、防潮、防霉、防火、防盗要求，档案材料与杂物混合堆放，容易造成档案资料丢失，且存在一定的安全隐患。档案保管设备不齐全，大部分档案保管柜是上世纪购置的，我校仍用木头档案柜，粗糙简陋，直接影响保管使用效果。
　　二、加强中等专业学校档案管理工作的措施探索
　　1. 提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义行为。认认真真地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。　　
　　2.加强人员培训及添置设施配备
　　为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有一定的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。之外，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
　　3.加强档案信息化建设，提高管理水平
　　档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。观念现代化，即要正确确立民族地区中职学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。
　　4.加强档案的收集和整理
　　学校档案工作应坚持“以我为主、统筹兼顾”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。
　　建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。